Automatisches Verschieben von E-Mails in Ordner mithilfe von Regeln in Outlook

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Outlook-E-Mails besser verwalten können, indem Sie eingehende E-Mails empfangen automatisch in separate Ordner verschoben. Wenn Sie jeden Tag eine Menge E-Mails erhalten, kann dies viel Zeit sparen. Statt einmal pro Woche eine Stunde mit dem Verschieben von E-Mails aus dem Posteingang in Ihre kategorisierten Ordner zu verbringen, können E-Mail-Regeln die Organisation Ihres Posteingangs automatisieren. Dies ist der Verwendung von Labels und Filtern in Google Mail sehr ähnlich.

E-Mail-Regeln können kompliziert erscheinen und sie können sein, wenn Sie wirklich etwas ausführen möchten anspruchsvolle Sortierung , aber wenn Sie geschäftliche E-Mails einfach automatisch in den Arbeitsordner verschieben möchten, ist das ein Kinderspiel.

Damit Regeln nützlich sind, sollten Sie zunächst einige Ordner unterhalb Ihres Posteingangs erstellen, um Ihre E-Mails zu kategorisieren, z. B. Projekte, Arbeit, Familie usw. Sie können Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken Posteingang oder irgendeinen Ordner und Auswählen Neuer Ordner . Das folgende Verfahren funktioniert für Outlook 2010, 2013 und 2016.

Richten Sie Outlook-Regeln ein

Um zu beginnen, öffnen Sie Outlook, klicken Sie auf Datei Tab und Sie werden die sehen Regeln und Benachrichtigungen verwalten Knopf nach unten.

Automatisches Verschieben von E-Mails in Ordner mithilfe von Regeln in Outlook

Das Hauptfenster Regeln und Warnungen wird angezeigt. Standardmäßig wird möglicherweise eine Regel angezeigt, die bereits in Abhängigkeit von Ihrer Outlook-Version erstellt wurde.

Automatisches Verschieben von E-Mails in Ordner in Outlook mithilfe von Regeln 1

Von hier aus klickst du auf Neue Regel Schaltfläche, um mit Ihrer ersten Outlook-E-Mail-Regel zu beginnen. Der Regelassistent wird angezeigt und es werden einige allgemeine Regelvorlagen angezeigt. Dies sind die häufigsten und wahrscheinlich alles, was Sie jemals brauchen werden. Die häufigste Regel ist die erste, die aufgeführt ist " Verschieben Sie Nachrichten von jemandem in einen Ordner ". Gehen Sie voran und wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf Weiter.

Automatisches Verschieben von E-Mails in Ordner in Outlook mithilfe von Regeln 2

Sie werden bemerken, dass das untere Listenfeld, das "Schritt 2:" genannt wird, unten mit etwas unterstrichenem Text bleibt. In Wirklichkeit müssen Sie alles tun, um die Regel einzurichten, klicken Sie auf die Hyperlinks für Menschen oder öffentliche Gruppe und angegeben um die E-Mail-Adresse zu wählen und wohin diese E-Mail gehen soll. Dann können Sie klicken Fertig und du bist fertig. Wenn Sie die Regel jedoch komplizierter machen möchten, können Sie durch Klicken auf Weiter eine ganze Reihe weiterer Optionen angeben:

Regel-Assistent

Wenn Sie im oberen Listenfeld nach verschiedenen Bedingungen suchen, wird die Regelbeschreibung unten ebenfalls mit mehr Hyperlinks gefüllt. Sie können sogar Regeln erstellen, die nach bestimmten Wörtern im E-Mail-Text suchen und dann Aktionen für diese E-Mails ausführen. Ihre nächste Aufgabe besteht darin, auf jeden Hyperlink zu klicken und die zugehörigen Werte wie E-Mail-Adressen, Ordner usw. auszuwählen. In unserem obigen Beispiel möchten Sie darauf klicken Menschen oder öffentliche Gruppe und wähle eine E-Mail-Adresse.

Regeln Adresse

Dann klicke auf das Wort angegeben und navigieren Sie zu dem Ordner, in den die E-Mail verschoben werden soll, oder klicken Sie auf Neu und ein neuer Ordner wird unter dem aktuell markierten Ordner erstellt.

Regeln und Warnungen Ordner

Jetzt sehen Sie, dass der untere Teil mit den tatsächlichen Werten für Ihre Regel aktualisiert wird.

Outlook E-Mail-Werte

Wenn Sie auf Weiter klicken, können Sie weitere Aktionen für die Regel festlegen. Sie können dies normalerweise in Ruhe lassen, wenn es eine einfache Regel ist, aber wenn Sie auch andere Aktionen wie Ton abspielen, E-Mail weiterleiten, eine Kopie davon erstellen, die E-Mail drucken, ein anderes Programm starten, ein Skript ausführen usw. dann können Sie das alles auf diesem Bildschirm tun.

Aktionen ausführen

Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind und Sie werden gebracht im Dialogfeld Ausnahmen, in dem Sie auswählen können, unter welchen Bedingungen diese Regel nicht verarbeitet werden soll. Sofern Sie nicht einige eindeutige Fälle haben, können Sie sie leer lassen, was der Standard ist.

Outlook Regeln Ausnahmen

Klicken Sie auf Weiter und wir haben das Ende des Regelassistenten erreicht! Gib der Regel einen Namen wie "Move Friends Email", damit du weißt, was es macht, wenn du es später ansiehst. Wenn Sie bereits E-Mails in Ihrem Posteingang haben, die Ihrer neuen Regel entsprechen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen " Führen Sie diese Regel für bereits eingefügte Nachrichten aus Posteingang ". Sie können alles andere als Standard belassen und auf Finish klicken!

Zielausblickregel beenden

Jetzt können Sie Regeln für Personen, Newsletter, Bank- / Kreditkartenabrechnungen und alles, was Ihnen sonst noch einfällt, erstellen, um Ihre Outlook-E-Mails effizienter zu verwalten!

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